Política de Privacidade

Data de revisão: 09 Maio de 2023

Este documento, referendado pela administração da ROFE DISTRIBUIDORA, tem o escopo de elucidar, às partes interessadas – clientes com contratos vigentes, clientes em potencial, parceiros, órgãos e entidades a que possa institucionalmente interessar e à sociedade – como realizamos nossas atividades de tratamento de dados pessoais.

A atuação da ROFE DISTRIBUIDORA está assentada em princípios e valores consolidados. Esta POLÍTICA, portanto, também foi inspirada nessas premissas, em especial nos valores “Gente, nossa força”, “Cliente, nosso foco”, “Ética é tudo”, “Desafio nos conduz” e “Ser simples, sempre”, exaltando-se o orgulho em ser ROFE!

Portanto, a ideia central desta POLÍTICA é de evidenciar, com transparência, que as atividades de tratamento de dados pessoais feitas pela ROFE DISTRIBUIDORA estão orientadas à plena observância do direito constitucional à privacidade dos titulares, com o melhor aproveitamento de nossos recursos e contribuindo para o desenvolvimento econômico e tecnológico sem violação aos segredos comerciais e industriais.

Nos tópicos seguintes, serão trazidos conceitos importantes, elencaremos nossas hipóteses de tratamento e as medidas de segurança que adotamos para proteção em todas as atividades de coleta, armazenamento, processamento, compartilhamento e eliminação de dados.

2. NORMAS APLICÁVEIS

Nossas atividades de tratamento estão sob o alcance da LEI N.º 13.709/2018, denominada LEI GERAL DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS (LGPD). Essa lei é sempre aplicada quando a operação tiver sido feita no Brasil, a oferta de bens ou serviços ou o tratamento de dados envolver indivíduos que estão localizados no Brasil ou a coleta tiver sido feita também em território brasileiro.

A LGPD também possibilita à AUTORIDADE NACIONAL DE PROTEÇÃO DE DADOS (ANPD) a edição de regulamentos e procedimentos sobre proteção de dados pessoais e privacidade, que também necessitam ser seguidos, inclusive para evitar fiscalizações.

3. ALTERAÇÕES PERIÓDICAS

Esta POLÍTICA não é um documento definitivo. É, pois, relevante tornar público que a efetividade de nossas medidas de segurança é regularmente testada e avaliada. Assim, melhorias neste documento poderão ser feitas considerando nossas análises de risco e o surgimento e disponibilidade de novas tecnologias.

Esta POLÍTICA também será alterada caso haja mudanças relevantes em nossas atividades de tratamento e na legislação vigente, à luz das melhores práticas. 

4. CONCEITOS IMPORTANTES

A compreensão clara e acessível desta POLÍTICA pressupõe o conhecimento dos seguintes termos, aqui apresentados de maneira simplificada:

·       LGPD: Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

·       ANPD: Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

·       TITULAR DE DADOS: Pessoa natural a quem os dados pessoais tratados se referem.

·       DADO PESSOAL: Informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável.

·       DADO PESSOAL SENSÍVEL: Dados que merecem proteção ainda mais especial, pois, se utilizados indevidamente, podem gerar graves constrangimentos ao titular (Exemplos: biométricos, religiosos, raciais, políticos e de saúde).

·       TRATAMENTO DE DADOS: É a atividade feita com o dado (Ex: Coleta, acesso, armazenamento, eliminação, transferência).

·       CONSENTIMENTO: É a concordância do titular com o tratamento de seus dados para uma finalidade determinada, devendo ser feito sempre de forma livre e informada.

·       CONTROLADOR: É a organização (pessoa ou poder público) que decide sobre a finalidade, a hipótese e a duração do tratamento do dado pessoal, sendo responsabilizada pela ocorrência de incidente de segurança.

·       OPERADOR: É aquele que trata dados pessoais segundo as orientações do controlador, a este vinculado, em regra, por meio de contrato.

·       ENCARREGADO: É a pessoa que funciona como canal de comunicação do Controlador com a ANPD e os titulares de dados.

·       INCIDENTE DE SEGURANÇA: É a situação que coloca em risco o dado pessoal ou a atividade de tratamento a ele inerente.

·       RISCO: Probabilidade x Impacto.

5. CICLO DE VIDA DO DADO PESSOAL

Nenhuma atividade de tratamento de dados pessoais deve ser previamente concebida como eterna, é dizer, deverá ter início e fim, sempre considerando a finalidade e os riscos envolvidos.

Firme nessa premissa, a ROFE DISTRIBUIDORA adota medidas técnicas de proteção aos dados pessoais da coleta, armazenamento, processamento, compartilhamento até a eliminação de dados, em atenção aos princípios de segurança da informação (Confidencialidade, Integridade, Autenticidade e Disponibilidade), executando um modelo contínuo e eficiente de gestão de processos e riscos.

5.1 DADOS COLETADOS

Ao realizarmos o cadastramento de novos clientes, coletamos dados como CNPJ, e-mail, endereços e documentos dos representantes legais, com assento nas hipóteses de consentimento, procedimentos preliminares ou execução de contrato, cumprimento de obrigações legais, proteção do crédito e legítimo interesse. O propósito central é o de oferecer adequadamente nossos produtos e serviços, gerando satisfação e segurança aos nossos clientes.

É importante esclarecer que as bases legais e finalidades poderão ser alteradas a depender da função de negócio que estiver realizando o tratamento. Neste ponto, os registros das atividades de tratamento, os mapeamentos dos dados pessoais e dos fluxos de dados definem os critérios necessários para que as atividades sejam feitas sem violação à lei.

Diretrizes, normas e procedimentos de controle de acesso e classificação das informações são medidas adotadas por nós, a exemplo de priorização de interações não identificáveis, anonimização, pseudonimização e registros de log.

5.2 COMO OS DADOS SÃO ARMAZENADOS

A retenção dos dados ocorre em equipamentos, sistemas ERP ou mecanismos de armazenamento em nuvem, além de meios físicos, com medidas técnicas de criptografia, privilégios de acesso, escolha por sistemas operacionais oficiais, backups regulares, manutenções periódicas, medidas de mesa limpa e digitalização de arquivos.

5.3 COMO OS DADOS SÃO PROCESSADOS

O processamento de dados deve ocorrer mediante a identificação do responsável pela atividade. Treinamentos corporativos são fundamentais e regularmente fornecidos, a fim de minimizar de riscos decorrentes de falhas humanas. 

Ademais, como há regular processamento que depende da disponibilidade de redes de internet, são adotadas medidas de localização física e de rede (monitoramento de fronteiras), controle dos navegadores usados e sites acessados e ferramentas de filtragem (firewalls).

5.4 COMPARTILHAMENTO DE DADOS

A ROFE DISTRIBUIDORA realiza o tratamento de dados por meio de operadores em determinadas circunstâncias, observando os direitos do titular (ITEM 6). Para tanto, garantias contratuais são de elevada importância para evidenciar que o destinatário adota equivalente nível de proteção, tais como auditorias, comunicação imediata ao controlador e colaborações mútuas. As medidas de salvaguarda de redes supramencionadas também são importantes nesta etapa do ciclo de vida.

5.5 ELIMINAÇÃO

A ROFE DISTRIBUIDORA promove a eliminação de dados constantes de suportes físicos e lógicos, avaliando eventual revogação de consentimentos, o alcance prévio da finalidade, a necessidade do tratamento, a gestão contratual e legal (tempos de guarda) e as solicitações da ANPD.

É importante assentar que, segundo art. 16 da LGPD, seus dados continuarão a serem tratados pela ROFE DISTRIBUIDORA, com medidas de segurança adequadas e proporcionais, para o cumprimento de obrigações legais ou regulatórias, transferências a terceiros ou para uso exclusivo, garantida a transparência. Técnicas de anonimização e pseudonimização também são utilizadas para reduzir riscos e favorecer a proteção e garantia aos direitos dos titulares.

6. DIREITOS DO TITULAR

Os direitos dos titulares de dados estão previstos no art. 18 da LGPD e são os seguintes:

·       CONFIRMAÇÃO sobre se tratamos ou não seus dados;

·       ACESSO aos dados;

·       CORREÇÃO de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;

·       ANONIMIZAÇÃO, BLOQUEIO ou ELIMINAÇÃO de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a Lei;

·       PORTABILIDADE dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto;  

·       ELIMINAÇÃO dos dados pessoais, se você nos forneceu com base em seu consentimento;

·       INFORMAÇÃO das entidades públicas e privadas com as quais compartilhamos seus dados;

·       INFORMAÇÃO sobre a possibilidade de você não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;         

                                ·       REVOGAÇÃO do seu consentimento. 

Para assegurar o exercício de tais direitos, a ROFE DISTRIBUIDORA está regularmente adequando os procedimentos internos a partir da estruturação de um programa de governança em privacidade, para garantir o atendimento às reclamações e petições de titulares, detalhamento das normas de segurança e padrões técnicos, ações educativas e mecanismos internos de supervisão periódica e contínua de mitigação de riscos.

Assumimos, pois, o compromisso de não realizar tratamento de dados desnecessários e sem a indicação de uma finalidade específica. Além disso, nossa atuação sempre estará focada em ações preventivas, sem prejuízo de medidas responsivas rápidas e assertivas quando as circunstâncias exigirem.

7. CONTATO ENCARREGADO (DPO)

O encarregado de proteção de dados da DISTRIBUIDORA ROFE é o responsável por fortalecer o vínculo de transparência de credibilidade com os titulares de dados e a ANPD. Ele pode ser comunicado formalmente por meio do seguinte endereço de e-mail: lgpd@rofedistribuidora.com.br.

A ANPD também disponibiliza a seguinte página para envio de denúncias:

Caso tenha alguma solicitação ou dúvida quanto aos seus direitos em relação à privacidade e proteção de dados, clique no botão abaixo e preencha o formulário. Após análise das informações, nossa equipe entrará em contato o mais breve possível.